Segretaria D'Azienda (Primo Livello)

• Il lavoro di segretaria oggi: nuove mansioni, nuove competenze.
• Gli annunci di lavoro: la ricerca dell’annuncio, il curriculum vitae, la risposta all’annuncio, il contatto con il potenziale datore di lavoro.
• Il colloquio d’assunzione: come comportarsi durante il colloquio, il contratto d’assunzione, la busta paga, esercitazioni pratiche.

• L’azienda: l’organizzazione del lavoro e la struttura aziendale.
• Il proprio posto di lavoro: organizzazione del proprio spazio, il piano di lavoro.
• Gli archivi: l’archivio cartaceo, l’archivio elettronico.
• La classificazione e l’archivio della documentazione.
• Macchine d’ufficio: il computer, il fax, lo scanner e la fotocopiatrice (il loro migliore utilizzo).
• La posta: come sbrigare la corrispondenza in entrata ed in uscita.
• La banca: i versamenti, il bonifico bancario, la ricevuta bancaria (disbrigo delle operazioni).
• La prima nota, la fatturazione, le bolle: il rapporto con il commercialista e con il consulente del lavoro.
• Le riunioni: il CCDQC (chi-cosa-dove-quando-come), la sala riunione, i mezzi audiovisivi.
• Lavorare in equipe: come funzionano le equipe di lavoro, il lavoro di segretaria in equipe,
• Il rapporto azienda / fornitori: approvvigionamenti, selezione e gestione dei fornitori.
• I viaggi di lavoro: cercare gli itinerari migliori ed i mezzi di trasporto più idonei, la raccolta di documentazione del luogo di destinazione.

• I principi di gestione del tempo: il ciclo di rendimento, determinazione delle priorità, studio di un caso.
• Tecniche di gestione del tempo: la programmazione, il grafico di Gant, il diagramma PERT, il piano settimanale, il piano giornaliero,le perdite di tempo più comuni, il rinvio, l’incapacità di dire no, perdite di tempo dovute alle circostanze (i visitatori, le telefonate, la posta, le attese), come affrontare le proprie perdite di tempo, studio di un caso.
• Come passare all’azione: mettere in pratica ciò che si è appreso, analisi dell’impiego del tempo, programmazione per una migliore gestione del tempo, analisi dei risultati.

• La telefonata: i difetti del telefono (il telefono che disturba, il telefono è anonimo, il telefono è cieco, il telefono è uno strumento di potere, il telefono è impreciso, il telefono che fa perdere tempo, il telefono che non lascia tracce, il telefono che si evolve, il telefono che costa caro), la scheda telefonica, saper sfruttare tutte le funzioni del telefono, il filtro delle telefonate, le tecniche telefoniche, inflessione della voce, tono del messaggio, rispondere ad una chiamata, ascolto efficace, gestire le obiezioni, comunicare notizie negative, frasi da evitare, come concludere la conversazione.
• Esercitazioni pratiche sulla telefonata
• Il telemarketing: la tecnica di vendita per telefono per ottenere utili elevati.
• L’accoglienza: fissare un appuntamento, preparare l’incontro, accogliere il cliente, presentarsi, far attendere, saper congedare.
• Cortesia in ufficio: il ruolo delle buone maniere, le linee guida fondamentali, gli ospiti inattesi, la stretta di mano, ricordare i nomi, saper fronteggiare un cliente scontento.

• Panoramica su Microsoft Outlook
• Il calendario: le modalità di visualizzazione, impostazione degli appuntamenti, gestione delle ricorrenze.
• I contatti e liste di distribuzione
• La posta elettronica: creare, spostare, eliminare ed archiviare e.mail, invio di file allegati.
• Organizzazione della posta elettronica: la posta in entrata, la posta in uscita, la ricerca delle e.mail, creazione di nuove cartelle, impostazione del formato di un messaggio.
• Il diario, le note ed il quadro riepilogativo: “Outlook oggi”.
• Gestione delle attività: assegnare attività a terzi.

• Saper gestire la propria formazione.
• Saper scegliere il tipo di formazione appropriata.

I corsi di formazione correlati: corso di formazione di segretaria d’azienda II livello (cenni sul corso), la patente europea del computer (cenni sul corso), corso di lingua inglese (cenni sul corso), corso del pacchetto Microsoft Office (cenni sul corso).

Test di verifica finale con rilascio di attestato

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