Segretarie e Assistenti di Funzione: Strumenti Operativi e Capacità Manageriali

SEGRETARIE E ASSISTENTI DI FUNZIONE: STRUMENTI OPERATIVI E CAPACITÀ MANAGERIALI
Acquisire le tecniche e sviluppare le competenze chiave per gestire il proprio ruolo con efficienza, autonomia e professionalità
Durata del corso: 3 giorni
Orario d'aula: 9.00-13.00/14.00-17.00
A chi è rivolto:
- Segretarie
- Assistenti di Direzione
- Assistenti di Funzione
- Responsabili di Segreteria
Cosa si ottiene:
- metodologie per gestire e organizzare efficacemente il proprio lavoro, ottimizzando la gestione del tempo e utilizzando in modo professionale gli strumenti a disposizione
-tecniche e strumenti di comunicazione interpersonale
- approfondimento delle tecniche per gestire il flusso delle informazioni e migliorare la propria capacità di comunicazione scrittua e telefonica

PROGRAMMA DEL CORSO:

Primo giorno
LE CAPACITÀ ORGANIZZATIVE PER SEGRETARIE E ASSISTENTI
Time management: organizzare il proprio tempo in maniera strategica; principi, regole e modelli di pianificazione; la definizione delle priorità; gestire urgenze e imprevisti; rispettare le scadenze; la corretta gestione dell’agenda; la gestione dello stress e delle pressioni;
Organizzare efficacemente una riunione: impostare e inoltrare la convocazione scritta; ordine del giorno e agenda della riunione; materiale informativo a corredo della riunione;
“regia “ della sala; report del meeting;
Tecniche di base di archiviazione e gestione dei documenti: formazione, utilizzo e mantenimento di un archivio; tipi e sistemi di archiviazione; scegliere il metodo più adatto alle esigenze della propria azienda e al tipo di materiale

Secondo giorno
LA CAPACITÀ RELAZIONALE
Competenze relazionali nel profilo professionale di segretarie e assistenti
Relazioni interpersonali con colleghi, capi, collaboratori, clienti, esterni e interni
Fondamenti della comunicazione interpersonale: attori di un processo comunicativo; canali di comunicazione; ricezione ed elaborazione dei feedback; tecniche di ascolto attivo; riformulazione, uso delle domande e ricapitolazione; comunicazione non verbale
Tecniche di comunicazione assertiva: logica e significato dell’assertività; stili di comunicazione aggressiva, passiva, assertiva: caratteristiche e manifestazioni; strategie per esercitare la critica costruttiva, rispondere ad una critica, dire di no
Come sviluppare la propria capacità di influenza e persuasione

Terzo giorno
TECNICHE DI COMUNICAZIONE SCRITTA E TELEFONICA
Comunicare efficacemente al telefono: immagine dell’azienda e soddisfazione del cliente; dare un’immagine positiva dell’azienda e di sé; filtro delle chiamate dall’esterno; diagnosi delle chiamate; report scritto delle chiamate.
Comunicazione scritta come espressione di professionalità personale e dell’azienda: fondamenti requisiti e regole della comunicazione scritta; obiettivi della comunicazione in base al target di riferimento; fasi della scrittura: impostazione, stesura, correzione, trattamento grafico del testo; caratteristiche, struttura e regole di scrittura delle diverse tipologie di comunicazione scritta per l’esterno e per uso interno; come si utilizza correttamente l’e-mail.