La gestione documentale: Conservazione Sostitutiva a norma, Fatturazione Elettronica e Privacy (LEG864)

Agenda (3 giorni)

I Processi di gestione documentale:
* Document Management System e Content Management System
* Enterprise Content Management System
* processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)
* multimedialità e documenti multimediali
* informazioni multimediali integrate e condivise
* pianificazione delle procedure di tenuta degli archivi
* misure a salvaguardia degli archivi elettronici
* conservazione a breve e a lungo termine: metodi di conservazione.

Concetti di base della conservazione sostitutiva:
* documenti analogici e informatici
* documento analogico originale: Unico e non Unico
* la firma digitale tecnologia e infrastrutture: CA, CRL, OCSP, ecc.
* i supporti di memorizzazione e affidabilità
* riferimento e marca temporale
* posta elettronica certificata (PEC)
* conservazione ed interoperabilità della PEC
* dal documento cartaceo al documento informatico.

La Conservazione digitale:
* conservazione sostitutiva di documenti informatici
* conservazione sostitutiva di documenti analogici
* quali documenti si possono dematerializzare
* norme applicabili e deliberazioni del Cnipa/DigitPA/AgID
* conservazione dei documenti cartacei e Conservazione documentale informatica (Analisi costi e benefici)
* il Responsabile della conservazione sostitutiva
* Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva
* Quali sono i suoi compiti ex art 5. deliberazione CNIPA n.11 del 19/02/2004 e nuovo art. 7 del DPCM del 3 dicembre 2013 sulle nuove regole tecniche
* il nuovo CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale (Dl.Lgs. 235/2010) e successive modifiche
* il Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva : caso pratico.
Servizi di conservazione: modelli organizzativi. In house o outsourcing?
* da analogico a digitale: tecnologie, tecniche e organizzazione
* indicizzazione dei documenti tecnologie, metodi e best practice
* l’organizzazione degli archivi
* i lotti di conservazione e la ricerca dei documenti
* riversamento diretto e sostitutivo
* conservazione in outsourcing
* organizzazione per l’assegnazione in outsourcing
* verifica dei processi di outsourcing
* Ruoli e responsabilità
* accesso ai dati e affidabilità del sistema: SLA.

Conservazione a breve termine: i documenti societari, civilistici, del lavoro e la corrispondenza telematica.

I documenti rilevanti ai fini tributari e contabili:
* quali documenti è possibile dematerializzare
* le regole da seguire per la dematerializzazione dei documenti contabili
* il nuovo DMEF del 17 Giugno 2014
* la conservazione sostitutiva di documenti informatici e analogici rilevanti ai fini tributari.
* quando si considera concluso il processo di conservazione
* quando è possibile distruggere l’archivio cartaceo
* il nuovo art. 2215 bis codice civile e la tenuta informatica dei libri contabili
* la tenuta informatica del Libro Unico del Lavoro.
* la conservazione delle e-mail di rilevanza aziendale
* la tenuta informatica dei registri e dei documenti assicurativi
* regolamento Isvap per la conservazione digitale.

Focus: La Fatturazione elettronica
* il D.lgs. 52/04 e la Direttiva Comunitaria sulla Fatturazione Elettronica
* le ultime normative europee in materia di Fatturazione Elettronica
* finanziaria 2008 in materia di Fatturazione Elettronica
* decreto Ministeriale del 7 marzo 2008 sulla Fatturazione Elettronica
* Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55 in merito alla Fatturazione Elettronica
* l’orientamento dell’Ag. Entrate: le circolari 45/E e 36/E e 18/E di Giugno 2014
* il Sistema di Interscambio : Ftp, PEC o Web Services : casi d’uso
* problematiche invio Fattura Elettronica PA e loro conservazione
* casi pratici di Fattura Elettronica PA e Risoluzione casi specifici
* Analisi delle ultime Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate in merito alla fatturazione elettronica
* I fattori propulsivi dell’integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine e della fatturazione elettronica.

Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica: dalla teoria alla pratica.
Esempio pratico di un processo di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica:
* formazione del documento digitale o scansione del documento analogico
* cattura e gestione dei metadati
* archiviazione e Corretta Indicizzazione
* uso del software di conservazione dei documenti generati e da conservare in digitale
* protocollo di conservazione e ricerca a norma di legge dei documenti conservati.
* applicazione firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione Sostitutiva
* metodologie, processi e azioni che dovrà seguire il Responsabile della Conservazione Sostitutiva
* comunicazioni con le autorità competenti.
* formazione della Fattura Elettronica
* conservazione della Fattura Elettronica
* generazione dei Lotti di Conservazione e chiusura dell'archivio digitale.

Conservazione e Privacy : Dlgs 196/2003 e Data Protection Officer:
* Art. 7 ed Art. 12 del DPCM del 3 Dicembre 2013 in riferimento alla sicurezza informatica e ai modelli Privacy secondo il Dlgs 196/2003
* il Manuale del Responsabile della Conservazione e il Documento Programmatico sulla Sicurezza
* il Data Protection Officer : un nuova figura che collabora con il Responsabile della Conservazione
* analisi di Casi Pratici
* analisi della Normativa Privacy.