AGGIORNAMENTO GESTIONE DELLA SEGRETERIA OPERATIVA E ASSISTENZA ALLA POPOLAZIONE

Modulo 1: Introduzione alla gestione della segreteria operativa in emergenza Panoramica sul ruolo della segreteria operativa durante le emergenze, con focus sulle attività di coordinamento e supporto alla gestione operativa e alla comunicazione interna. Modulo 2: Organizzazione e pianificazione delle attività di segreteria Tecniche di pianificazione e gestione dei flussi di lavoro all'interno della segreteria operativa, con attenzione alla priorità delle attività e all'efficienza. Modulo 3: Gestione delle comunicazioni in situazioni di emergenza Strategie e strumenti per la gestione delle comunicazioni tra i vari enti coinvolti nell’emergenza e la popolazione, utilizzando sistemi sicuri ed efficienti. Modulo 4: Assistenza alla popolazione: ruoli e responsabilità Analisi dei compiti e delle responsabilità degli operatori nella gestione dell’assistenza alla popolazione, dalle informazioni alla gestione delle richieste di supporto. Modulo 5: Coordinamento con altre istituzioni e organizzazioni Come coordinarsi con altre istituzioni, enti locali, associazioni e altre organizzazioni umanitarie durante le operazioni di assistenza alla popolazione. Modulo 6: Trattamento delle richieste e dei reclami della popolazione Tecniche per gestire le richieste, le lamentele e i reclami della popolazione in modo efficace, garantendo risposte tempestive e soddisfacenti. Modulo 7: Gestione dei documenti e delle pratiche amministrative Metodi per organizzare e gestire correttamente i documenti legati alle attività di segreteria operativa, compresi moduli, registrazioni e pratiche amministrative. Modulo 8: Gestione dell’informazione e aggiornamenti alla popolazione Tecniche per fornire aggiornamenti costanti e affidabili alla popolazione, utilizzando vari canali (avvisi, comunicati, social media, ecc.) in modo efficace e tempestivo. Modulo 9: Gestione dei dati sensibili e privacy nell’assistenza alla popolazione Normative e buone pratiche per la gestione dei dati sensibili, con particolare attenzione alla privacy e alla protezione delle informazioni personali durante le emergenze. Modulo 10: Organizzazione degli spazi e delle risorse della segreteria Come organizzare e ottimizzare gli spazi di lavoro e le risorse all’interno della segreteria operativa, migliorando l’efficienza e la capacità di risposta. Modulo 11: Gestione delle emergenze e delle situazioni critiche Strategie per affrontare e gestire situazioni critiche, come un sovraccarico di richieste da parte della popolazione o emergenze impreviste che impattano la segreteria. Modulo 12: Supporto psicologico e gestione del benessere della popolazione Tecniche di base per fornire supporto psicologico alla popolazione colpita dall’emergenza, inclusi strumenti per il riconoscimento delle necessità emotive. Modulo 13: Utilizzo di software e tecnologie per la gestione della segreteria Aggiornamenti sui software di gestione delle emergenze, database, sistemi di tracciamento e altre tecnologie utili per migliorare le operazioni della segreteria. Modulo 14: Gestione delle risorse umane nella segreteria operativa Come gestire e coordinare il personale della segreteria, tra cui operatori, volontari e altri collaboratori, ottimizzando i turni e le attività operative. Modulo 15: Simulazioni pratiche e casi studio di gestione della segreteria Esercitazioni pratiche e analisi di casi studio per applicare le competenze di gestione della segreteria operativa e assistenza alla popolazione in scenari realistici di emergenza.