Compiti e ruoli dell’ufficio amministrativo

Modulo 1: Introduzione all’Ufficio Amministrativo Cos'è l'ufficio amministrativo e qual è il suo ruolo in azienda. La struttura dell'ufficio amministrativo e le sue interconnessioni con gli altri reparti. La centralità delle funzioni amministrative nel supporto delle attività aziendali. Modulo 2: Organizzazione e gestione dell’ufficio amministrativo La pianificazione e la gestione delle attività quotidiane. Gestione delle risorse e dei flussi di lavoro. Struttura gerarchica e divisione dei compiti all’interno dell’ufficio amministrativo. Modulo 3: Gestione della contabilità generale Funzioni principali nella contabilità generale: registrazione delle transazioni, scritture contabili e bilanci. Adempimenti periodici e la preparazione della documentazione fiscale. Gestione delle operazioni contabili quotidiane. Modulo 4: Amministrazione e gestione delle fatture La creazione, emessa e archiviazione delle fatture. Gestione delle fatture di acquisto e di vendita. Procedure di registrazione e pagamento delle fatture. Modulo 5: Adempimenti fiscali e tributi aziendali Principali imposte aziendali: IVA, imposta sul reddito, contributi previdenziali. Come preparare e presentare le dichiarazioni fiscali. Adempimenti fiscali periodici e annuali. Modulo 6: Gestione della tesoreria e flusso di cassa Monitoraggio della liquidità aziendale e pianificazione finanziaria. Gestione dei pagamenti e delle riscossioni. Strumenti per l'analisi e la gestione del flusso di cassa. Modulo 7: Gestione delle risorse umane e delle buste paga Compiti amministrativi legati alla gestione del personale: assunzioni, cessazioni e contratti. Elaborazione delle buste paga e gestione delle trattenute fiscali e previdenziali. Adempimenti relativi alla sicurezza sociale e previdenza. Modulo 8: Gestione delle pratiche amministrative e documentali Archiviazione dei documenti aziendali e gestione della documentazione cartacea e digitale. Procedure di conservazione e smaltimento della documentazione. Normative sulla privacy e la protezione dei dati aziendali. Modulo 9: Adempimenti societari e legali Gestione della documentazione legale dell’impresa: atti societari, verbali e contratti. La registrazione delle modifiche societarie (ad esempio, variazioni di capitale, cambiamenti nei soci). La comunicazione con gli enti pubblici e altre autorità. Modulo 10: Gestione della comunicazione aziendale La gestione delle comunicazioni interne ed esterne. La gestione delle comunicazioni ufficiali e dei rapporti con fornitori, clienti e istituzioni. La creazione di report amministrativi e la loro presentazione alla direzione. Modulo 11: Bilancio e reporting finanziario Il ruolo dell’ufficio amministrativo nella preparazione del bilancio aziendale. La redazione di report finanziari e la loro analisi. Gli indicatori di performance finanziaria da monitorare. Modulo 12: Controllo di gestione e analisi dei costi Le tecniche per monitorare e controllare i costi aziendali. L’analisi delle voci di spesa e l’individuazione di aree di miglioramento. Il supporto dell'ufficio amministrativo nella gestione del budget. Modulo 13: Software gestionali e digitalizzazione amministrativa I principali software utilizzati in ambito amministrativo: ERP, software contabili, CRM. Come automatizzare e digitalizzare le operazioni amministrative. Benefici e sfide della digitalizzazione nell’ufficio amministrativo. Modulo 14: Gestione delle relazioni con le banche e istituzioni finanziarie Interazione con istituti bancari per operazioni di pagamento e incasso. La gestione dei prestiti aziendali e delle linee di credito. Monitoraggio e gestione dei conti bancari aziendali. Modulo 15: La gestione dei controlli fiscali e delle ispezioni Cosa aspettarsi durante un controllo fiscale. La preparazione e gestione della documentazione in caso di ispezioni. Come mantenere un’efficace organizzazione amministrativa per prevenire errori e sanzioni.