Segretaria di azienda

1. La figura professionale del Segretario/a amministrativo

• La segretaria nel contesto aziendale

• La segretaria amministrativa, commerciale, di studio legale, di studio medico, di direzione

• Elementi di organizzazione aziendale

• Il rapporto con le diverse figure presenti in azienda

• Il comportamento da assumere: la discrezione come elemento importante per il ruolo di segretario/a

2. La comunicazione

• Introduzione generale

• Principi di comunicazione

• Comunicazione a una e due vie

• Gli assiomi della comunicazione

• La comunicazione verbale, paraverbale e non verbale

• Come vengono recepite le informazioni

• Le motivazioni del comportamento

• La comunicazione efficace

• L’ascolto attivo

• Conoscere e comprendere l’interlocutore

• Differenza tra comunicare e informare

• L’importanza del contesto della comunicazione

• Individuare l’argomento

• Individuare gli obiettivi

• Riconoscere il proprio stile comunicativo e quello degli altri

• La comunicazione assertiva

3. La comunicazione telefonica

• Il telefono: vantaggi e svantaggi

• Le fasi della telefonata

• La gestione del cliente al telefono

• La gestione delle obiezioni e dei reclami

• La gestione dei contatti e degli appuntamenti al telefono

• Le frasi efficaci

• Simulazioni ed esercitazioni pratiche

4. La comunicazione scritta

• I principali strumenti di comunicazione scritta

• La comunicazione scritta interna (mail, lettere)

• Esemplificazioni ed esercitazioni pratiche

5. La gestione e organizzazione del tempo

• Pianificazione attività (to do list)

• Definire le priorità con la matrice di Eisenhower

• Definire le priorità con Pareto

• La negoziazione del tempo

6. La gestione del front office, l’accoglienza

• Accogliere le persone nella struttura

• Rispondere alle richieste dell'utenza

• Gestire le telefonate in ingresso e inoltrarle ai destinatari

• Accompagnare gli utenti verso le destinazioni interne alla struttura

• Gestire la posta in entrata e in uscita

• Organizzare e archiviare documenti

• Fissare appuntamenti e riunioni

• Svolgere funzioni amministrative

7. La gestione del back office

• Le attività di segreteria ordinaria

• Gestione e smistamento delle chiamate in entrata e della corrispondenza cartacea e via web

• Attività amministrative e gestione documentale

• Redazione di lettere, documenti, relazioni, presentazioni

• Archiviazione di pratiche, documenti

• Accoglienza di ospiti e clienti

• Organizzazione dell'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri

• Pianificazione di viaggi di lavoro

• Supporto organizzativo nel lavoro di ufficio

8. Informatica di base

• L’uso di internet

• La ricerca in internet

• La gestione delle mail

• la creazione di una cartella

• l’archiviazione dei documenti

• la creazione di un documento e il suo salvataggio

• la creazione di una presentazione, le diapositive e l'inserimento di immagini e video

9 :-Sicurezza Generica

in ottemperanza delle disposizioni vigenti in materia ( D.lgs 81/08) e Accordo Stato Regioni 21/12/2011 -Diritti e Doveri dei Lavoratori Interinali secondo normativa attuale (L.276/03)