Assistenti di Direzione

MASTER DI SPECIALIZZAZIONE
ASSISTENTI DI DIREZIONE
Gli strumenti e le capacità per ricoprire un ruolo chiave in azienda

Sedi
Milano: Centro Direzionale Milanofiori, Palazzo WTC, Assago (MI)

Durata
74 ore di formazione d’aula

Date
16-17 maggio/23-24 maggio
6-7 giugno/13-14 giugno/20-21 giugno
4-5- luglio/11-12 luglio

Orario d’aula
Venerdì: 14.00-18.00
Sabato: 09.00-17.00 (Sabato 12 luglio 09.00-13.00)

Obiettivi
- Acquisire consapevolezza del proprio ruolo, delle sue componenti discrezionali e della sua incisività nel contesto aziendale.
- Acquisire le capacità organizzative e gli strumenti più efficaci per aumentare l’incisività e l’efficienza del proprio lavoro.
- Sviluppare le capacità di comunicazione necessarie per eccellere nel ruolo di Assistente di Direzione.
- Sviluppare le capacità di lavorare in gruppo.

Rivolto a
- Assistenti e Segretarie di Direzione
- Responsabili di Segreteria
- Segretarie
- Diplomati e Laureati, preferibilmente in materie umanistiche, interessati a costruire una professionalità spendibile sul mercato del lavoro

Attestato di specializzazione
Al termine del Master Breve ad ogni partecipante che avrà frequentato regolarmente le lezioni la Scuola rilascerà un Attestato di Specializzazione nominativo.

PROGRAMMA DEL MASTER

Primo modulo: CONSAPEVOLEZZA DEL PROPRIO RUOLO
ANALISI DEL RUOLO
- Attività, obiettivi, finalità
- Qualità attesa, qualità offerta, qualità percepita
- Discrezionalità
- Requisiti: competenze, capacità, attitudini

Secondo modulo: TECNICHE DI COMUNICAZIONE
COMUNICAZIONE ASSERTIVA E CAPACITÀ RELAZIONALE
- L’importanza delle competenze relazionali nel profilo professionale dell’Assistente di Direzione
- Le relazioni interpersonali con colleghi, capi, collaboratori, clienti, esterni e interni
- Fondamenti della comunicazione interpersonale
- I principi base della comunicazione verbale e non verbale
- Le tecniche di ascolto attivo
- Riformulazione, uso delle domande e ricapitolazione.
- La comunicazione assertiva:
l’assertività come espressione della propria autorevolezza ed autostima;
stili di comunicazione aggressiva, passiva, assertiva: caratteristiche e manifestazioni;
allenarsi a potenziare la propria assertività;
strategie per esercitare la critica costruttiva, rispondere ad una critica, dire di no
- Come sviluppare la propria capacità di influenza e persuasione
- La riservatezza e la gestione delle situazioni delicate

COMUNICARE EFFICACEMENTE IN PUBBLICO
- L’analisi del pubblico di riferimento: la mappa dei bisogni dell’audience
- Le tipologie e i contesti della comunicazione in pubblico: la preparazione dell’intervento
- Il momento dello speech
- Come utilizzare un linguaggio su misura per il target
- Come tenere vivo l’interesse del pubblico e gestire gli interventi della platea
- Come controllare le variabili critiche
- Gestire l’emotività e superare lo “stress da presentazione”

COMUNICARE SCRIVENDO: TECNICHE DI BUSINESS WRITING
- La comunicazione scritta come espressione di professionalità personale e dell’azienda
- Caratteristiche, struttura e regole di scrittura per essere incisivi con i destinatari interni ed esterni
all’Azienda
- Obiettivi della comunicazione e target di riferimento: scrivere per farsi leggere
- Le fasi della scrittura: Impostazione, Stesura, Correzione, Trattamento grafico del testo

LABORATORIO INFORMATICO
WORD AVANZATO PER IL TRATTAMENTO DEI TESTI
- Redazione avanzata di documenti
- Correzione ed inserimento automatico del testo
- Formattazione automatica del testo
- Tabulazioni
- Stili e modelli: creazione e modifica
- Redazione collaborativa: commenti, note, revisioni
- Indice dei contenuti, riferimenti incrociati e sommari
- Sezioni e Colonne
- Creazione di documenti principali e secondari
- Organizzazione di un documento: riferimenti, codici di campo, note, sicurezza
- Elementi di un documento: tabelle, moduli, caselle di testo, fogli di calcolo, immagini/disegni
- Stampa unione: selezione, ordinamento, output

POWER POINT PER CREARE PRESENTAZIONI EFFICACI
- Impostare una presentazione su Power Point
- Definire gli obiettivi della presentazione
- Stabilire l’impostazione estetica
- Stabilire lo schema della diapositiva
- Utilizzo di tutti gli oggetti (testi, tabelle, grafici, diagrammi, foto, immagini, ecc.)
- Creare le diapositive
- Controllare la sequenza
- Le regole per una presentazione in Power Point efficace:
sintesi
visibilità: regole per la dimensione del testo
uniformità
sfondi adeguati al tipo di presentazione
semplicità e linearità: utilizzo delle immagini e degli elementi grafici
mvimento
- Personalizzazione della presentazione: aggiunta e manipolazione di slide
- Inserire oggetti grafici, effetti sonori, filmati
- L’ output della presentazione: stampa o animazione

Terzo modulo: CAPACITÀ ORGANIZZATIVE E STRUMENTI OPERATIVI
METODI PER LA GESTIONE DEI PRODOTTI
- Concetti di Project management
- Il supporto dell’Assistente di Direzione nelle fasi di avvio, avanzamento e chiusura

METODI PER LA GESTIONE DEL TEMPO
- La curva della propria efficienza personale
- Principi, regole e modelli di pianificazione
- La definizione delle priorità: distinguere le attività in termini di urgenza e importanza
- Predisposizione di un piano di lavoro giornaliero, settimanale e mensile
- Rispettare le scadenze
- Superare efficacemente perdite di tempo ed imprevisti

STATISTICHE E REPORTING DIREZIONALE
- Terminologia
- Elaborazione dati quantititativi: scostamenti, rese, efficienze, valori medi, incidenze
- Concetti chiave di controllo di gestione
- La lettura di un budget

L’ORGANIZZAZIONE DELLE RIUNIONI
- Convocazione e ordine del giorno
- Logistica
- Raccolta degli appunti e stesura del verbale

TECNICHE E METODOLOGIE PER ORGANIZZARE EFFICACEMENTE L’ARCHIVIO
- La struttura dell’archivio e le fasi della vita della documentazione
- Formazione, utilizzo, conservazione e selezione della documentazione
- Organizzare l’archivio sulla base delle esigenze della propria società
- Individuazione e razionalizzazione degli spazi adibiti ad archivio
- Come progettare ed avviare un sistema di gestione informatica dei documenti
- Come utilizzare la tecnologia digitale per la gestione della documentazione
- Come garantire la conservazione e la sicurezza dei documenti su supporto elettronico

LABORATORIO INFORMATICO
TECNICHE DI ARCHIVIAZIONE DATI CON ACCESS
- II database: record, campi, relazioni
- L’ ambiente di lavoro di Access: la finestra database ed i principali menù
- Uso delle tabelle: copiare, spostare ed eliminare i dati, formattare il foglio dati
- Ricerca dei dati, ordinamento, uso dei filtri, il filtro in base a maschera
- Utilizzo del carattere jolly, degli operatori logici e di confronto
- Query di selezione, i diversi tipi di Join
- Query con parametri e Query di Raggruppamento
- Scambio di dati con le altre applicazioni
- Uso delle autocomposizioni per la creazione di
- Maschere e Report
- Gli indici, la chiave primaria, il campo contatore, indici multicampo

LA GESTIONE DI CALENDARI, ATTIVITÀ E CONTATTI CON OUTLOOK
- L’utilizzo professionale della posta elettronica: organizzazione dei messaggi, visualizzazione,
archiviazione, filtri e regole
- La gestione del calendario: pianificare appuntamenti ed eventi, gestire e organizzare gli appuntamenti
- La gestione dei contatti: creare, gestire e organizzare le informazioni sui contatti
- Creare e organizzare Attività

Quarto modulo: IL PROPRIO RUOLO NEL TEAM
LE DINAMICHE DI RELAZIONE
- L’ analisi Transazionale come chiave di lettura delle dinamiche relazionali in Azienda
- I fattori che minacciano e i fattori che potenziano lo sviluppo del gruppo e il raggiungimento degli
obiettivi
- La consapevolezza e la scelta di comportamenti costruttivi
- Il link tra comportamenti adulto-adulto e la comunicazione assertiva