CORSO SEGRETARIA DI AZIENDA

La figura professionale del Segretario/a amministrativo

1. Presentazione del corso

1. La segretaria nel contesto aziendale

1. Le competenzetecniche e trasversali: differenzatrahard e softskills

1. Competenze sociali, assertività, capacità d’interazione, collaborazione, empatia e inclusiondiversity

1. La segretariaamministrativa, commerciale, di studiolegale, di studio medico, di direzione

1. Elementi di organizzazione aziendale

1. Il rapporto con le diverse figure presenti in azienda

1. Ilcomportamento da assumere: la discrezione e fiducia come elementiimportanti per ilruolo
   
   ● Introduzione generale
   
   ● Principi di comunicazione
   
   ● Comunicazione a una e due vie
   
   ● Gli assiomi della comunicazione
   
   ● La comunicazione verbale, paraverbale e non verbale
   
   ● Come vengono recepite le informazioni
   
   ● Le motivazioni del comportamento
   
   ● La comunicazione efficace
   
   ● L’ascolto attivo
   
   ● Conoscere e comprendere l’interlocutore
   
   ● Differenza tra comunicare e informare
   
   ● L’importanza del contesto della comunicazione
   
   ● Individuare l’argomento
   
   ● Individuare gli obiettivi
   
   ● Riconoscere il proprio stile comunicativo e quello degli altri
   
   La comunicazione telefonica
   
   ● Il telefono: vantaggi e svantaggi
   
   ● Le fasi della telefonata
   
   ● La gestione del cliente al telefono
   
   ● La gestione delle obiezioni e dei reclami
   
   ● La gestione dei contatti e degli appuntamenti al telefono
   
   ● Le frasi efficaci
   
   ● Simulazioni ed esercitazioni pratiche
   
   La comunicazione scritta
   
   ● I principali strumenti di comunicazione scritta
   
   ● La comunicazione scritta interna (mail, lettere)
   
   ● Esemplificazioniedesercitazionipratiche

La gestione e organizzazione del tempo

● Pianificazione attività (to do list)

● Definire le priorità con la matrice di Eisenhower

● Definire le priorità con Pareto

● La negoziazione del tempo

Problem solving

1. Definizione dilproblem solving

1. Ambiti di applicazione al problem solving

1. Il ciclo del problem solving e problem solving creativo

La gestione del front office, la reception

● Accogliere le persone nella struttura

● Rispondere alle richieste dell'utenza

● Gestire le telefonate in ingresso e inoltrarleaidestinatari

● Accompagnaregliutenti verso le destinazioni interne allastruttura

● Gestire la posta in entrata e in uscita

● Organizzare e archiviaredocumenti

● Fissareappuntamenti e riunioni

● Svolgerefunzioniamministrative

La gestione del back office, la segretaria

● Le attività di segreteria ordinaria

● Gestione e smistamentodellechiamate in entrata e dellacorrispondenzacartacea e via web

● Attivitàamministrative e gestione documentale

● Redazione di lettere, documenti, relazioni, presentazioni

● Archiviazione di pratiche, documenti

● Accoglienza di ospiti e clienti

● Organizzazionedell'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri

● Pianificazione di viaggi di lavoro

● Supportoorganizzativo nel lavoro di ufficio

La gestione amministrativa, l’assistente amministrativa

1. Disbrigo di pratiche amministrative, nel rispetto delle scadenze

1. Redazione e compilazione di documenti

1. Data entry

1. Archiviazionedelladocumentazionecartacea e/o elettronica

1. Programmazione di riunioni e appuntamenti, gestione dell'agenda

Informatica di base:

● L’uso di internet

● La ricerca in internet

● La gestione delle mail

● la creazione di una cartella

● l’archiviazionedeidocumenti

● la creazione di un documento e ilsuosalvataggio

● la creazione di una presentazione, le diapositive e l'inserimento di immaginie video