Migliorare L'organizzazione Delle Attivita' di Segreteria

Omnia Gestione Risorse Umane
A Milano
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Informazione importanti

  • Corso
  • Milano
  • 16 ore di lezione
  • Durata:
    2 Giorni
  • Quando:
    Da definire
Descrizione

Obiettivi:
· Chiarire cosa significa attività segretariale svolta con competenza e professionalità
· Fornire nuove tecniche e conoscenze utili per essere un supporto preparato e qualificato per il manager nella soluzione dei problemi e delle situazioni difficili
· Migliorare la capacità di comunicare e di interagire con gli altri nelle situazioni quotidiane
· Migliorare la gestione del tempo e delle proprie attività

Informazione importanti

Prezzo per gli utenti Emagister: Quota d’iscrizione Euro 400,00 + I.V.A. per partecipazioni a titolo personale. Euro 960,00 + I.V.A. per Partecipante. Dal 2° partecipante iscritto della medesima azienda verrà applicato uno sconto del 10%. A coloro che hanno partecipato ad altri corsi di formazione Omnia Gestione Risorse Umane verrà applicato uno sconto del 25% sulla quota di iscrizione. La quota d’iscrizione include la partecipazione al corso e il materiale didattico.

Sedi

Dove e quando

Inizio Luogo
Da definire
Milano
Via Larga 8, 20122, Milano, Italia
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Domande più frequenti

· A chi è diretto?

Il corso si rivolge a: · Segretarie junior (limitata esperienza aziendale o al primo impiego) · Coloro che si apprestano al lavoro di segreteria dopo aver esercitato altre attività o altri compiti.

Opinioni

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Cosa impari in questo corso?

Segreteria
Amministrazione
Attività amministrative
Segretario
Impiegato amministrativo
Segretario di direzione
Gestione amministrativa
Organizzazione meeting
Organizzazione riunioni
Organizzazione viaggi di lavoro
Gestione posta elettronica
Gestione del tempo
Pianificazione del proprio lavoro
Gestione dello stress
Gestione della comunicazione telefonica

Professori

Paola Viano
Paola Viano
Docente area risorse umane

Esperta di formazione su tematiche di sviluppo delle competenze manageriali

Programma

IL RUOLO DELL'ASSISTENTE DI DIREZIONE

La definizione del ruolo
· L'analisi del Profilo dell'Assistente di Direzione
· Quali gli obiettivi e le funzioni della Segretaria/Assistente in relazione al ruolo, alle responsabilità e agli obiettivi del proprio capo

Esercitazione Pratica: L'autovalutazione della Posizione
I partecipanti svolgeranno un test di autovalutazione del proprio modo di interpretare e svolgere il ruolo; i risultati di tale test determineranno il posizionamento sulla Griglia della Segretaria di Direzione, ponendo in risalto punti di forza ed eventuali punti deboli.

L'impatto del cambiamento in atto
· Il quadro del cambiamento in atto
· L'impatto del cambiamento continuo sul ruolo
· Nuovi contenuti e sviluppo del ruolo

Il miglioramento personale e professionale
· Quali capacità deve sviluppare una Segretaria/Assistente
· I presupposti del miglioramento: organizzazione personale e operativa, gestione del tempo, controllo dello stress, sviluppo della creatività e potenziamento mentale, sviluppo delle capacità relazionali


ASPETTI ORGANIZZATIVI DEL RUOLO DI SEGRETARIA

Come gestire più agende
· La calendarizzazione delle proprie incombenze: l'agenda, un prezioso alleato per la memoria
· Cosa e come annotare
· Come interagire col responsabile per la gestione della sua agenda

Gestire ed organizzare l'archivio
· L'archivio accessibile: come organizzarlo, in modo che tutti trovino subito tutto
· Le regole e le metodologie per classificare ed archiviare in modo efficiente
· Tempi e modalità di conservazione dei documenti (sulla base della normativa fiscale, civilistica e delle esigenze aziendali)
· Regole e prassi per il periodico sfoltimento della documentazione
· Individuare e razionalizzare gli spazi adibiti ad archivio
· Esempi di alcuni archivi aziendali

Come organizzare meeting e riunioni
· L'organizzazione a monte: quali sono i punti da chiarire col proprio responsabile
· Come stendere un piano e una check list per prevedere tutto: tempi; documenti; prenotazioni; preparazione della sala; catering; ecc.
· E quando l'ospite e' uno straniero?
· Il saluto: molto più di una formalità

Organizzare i viaggi di lavoro pensando a tutto e risparmiando tempo
· Presentare un piano con valide alternative per facilitare la scelta
· Quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per evitare problemi per chi viaggia: itinerari; mezzi di trasporto; valute; visti; alloggio

Internet, Intranet e posta elettronica per comunicare e raccogliere informazioni
· Come reperire informazioni senza perdere troppo tempo
· Quali informazioni sono reperibili sulla rete
· Consigli per facilitare la navigazione: i motori nazionali ed internazionali di ricerca
· Utilizzare la posta elettronica per comunicazioni interne ed esterne
· Siti utili e newsletter elettroniche a cui abbonarsi per essere sempre aggiornati


LA GESTIONE DEL TEMPO

- Test di autodiagnosi della Gestione del tempo

Definire gli obiettivi e le priorità
· Quali sono le principali cause di difficoltà nella gestione del tempo: eccesso di lavoro, dispersione propria e indotta, inadeguata ripartizione del tempo
· I metodi di miglioramento della gestione del tempo: delega, filtro, raggruppamento dei contatti, organizzazione della documentazione, planning settimanale, organizzazione delle riunioni, ripartizione dello sforzo

Esercitazione Pratica: Il controllo dell'utilizzo del tempo
I partecipanti dovranno identificare i principali compiti abitualmente svolti e il tempo dedicatovi. Tali compiti verranno poi classificati nelle quattro categorie fondamentali di attività, in modo tale da comprendere l'eventuale necessità di modificare la propria ripartizione temporale.

Pianificare la propria attività
· Come organizzare l'attività: conoscenza reale degli obiettivi, chiarezza dei compiti, gestione delle priorità, scelta dei tempi operativi
· Assistere il Capo nella programmazione del tempo
· Conciliare le varie priorità: proprie, del Capo, congiunte
· La gestione degli imprevisti

Come organizzare il proprio lavoro
· Strumenti e metodologie per organizzare meglio il proprio lavoro
· Identificare gli ostacoli personali ad una corretta organizzazione del lavoro

Esercitazione Pratica: La determinazione delle priorità
I partecipanti svolgeranno un lavoro a coppie che permetterà di capire come determinare correttamente le priorità. I risultati verranno poi commentati con tutto il resto dell'aula.

Far fronte alle situazioni di tensione e stress
· Comprendere le cause
· Trovare possibili soluzioni di uscita
· Come gestire richieste contrastanti
· Imparare a dire di "no" assertivamente
· Come gestire lo stress causato dalle scadenze rigide
· Stress positivo e negativo: qual è la differenza?
· Come trasformare lo stress negativo in energia positiva

Esercitazione Pratica: Comprendere il livello del nostro stress
I partecipanti svilupperanno, sotto la guida del docente, un test di autovalutazione per comprendere il proprio livello di stress, commentandone poi i risultati con il resto dell'aula.


LO SVILUPPO DELLE CAPACITÀ DI COMUNICAZIONE

Migliorare la comunicazione interpersonale
· L'importanza della comunicazione interpersonale
· I principî base della comunicazione
· Capire e farsi capire
· I diversi canali della comunicazione
· Le varie fasi del processo comunicativo
· Fattori di dispersione e tipi di interferenze
· Le condizioni di una comunicazione efficace
· Il diagramma della comunicazione

Case Study: La comunicazione interpersonale efficace
Il docente presenterà un caso emblematico di comunicazione interpersonale efficace. I partecipanti saranno chiamati a commentare tale esempio ed a trarne preziosi spunti per il proprio lavoro.

Il linguaggio e lo stile
· Significato e funzione del linguaggio
· Come sviluppare un vocabolario efficace
· Quali le espressioni da eliminare
· Come impostare lo stile
· Utilizzare efficacemente il linguaggio non verbale

La gestione delle relazioni interpersonali
· I nostri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali

Test di autovalutazione dei propri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali
- Le tecniche comportamentali più utili per il ruolo di segretaria/assistente
- La funzione di filtro della segretaria/assistente
- Le informazioni in uscita: quali far passare, quali no, e quali "informalmente sottintese"
- Le informazioni in entrata: come porre le domande e come stimolare/incoraggiare l'apertura degli interlocutori
- Il comportamento assertivo/autoritario e collaborativo/costruttivo nel colloquio

Gioco dei Ruoli: Come gestire una situazione molto delicata
Il docente illustrerà una tipica situazione conflittuale, in cui la Segretaria/Assistente è al corrente di notizie riservate che non può rivelare e che potrebbero invece "salvare" altre persone in azienda. I partecipanti simuleranno il proprio comportamento in tale situazione.

Gestione dei rapporti e dei conflitti
· Gestire le situazioni difficili per la Segretaria/Assistente e le situazioni difficili per gli interlocutori
· Come identificare le situazioni di conflitto e come agire di conseguenza in modo positivo

Come gestire il rapporto tra segretaria/assistente e capo
· Le caratteristiche fondamentali del rapporto: rispetto, stima, collaborazione, fiducia
· Sviluppare le capacità di ascolto attivo
· Gestire i punti forti e i punti deboli del rapporto
· Come superare le difficoltà di rapporto con il Capo

Esercitazione Pratica. Comunicare efficacemente ( 1° parte)
Il docente proporrà una serie di esercizi e giochi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla negoziazione. Tali esercizi mirano a far comprendere alcuni errori da evitare nella comunicazione e nell'ascolto degli altri.

Utilizzare efficacemente il telefono
· Prendere un messaggio telefonico: gli elementi chiave da annotare
· Saper filtrare le telefonate
· La gestione di situazioni delicate
· Capire quali informazioni far passare e come
· Tecniche per comunicare efficacemente: imparare a conoscere i propri interlocutori

Esercitazione Pratica: Comunicare efficacemente (2° parte)
Gioco di ruolo: "Pronto chi parla?" e successiva discussione in plenaria.
Esercizi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla negoziazione

Metodologia Didattica

I docenti proporranno, in alternanza ai momenti di lezione interattiva, esercitazioni, questionari di autovalutazione, l’analisi di casi pratici e l’utilizzo di strumenti e metodologie specifiche.



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