Migliorare L'organizzazione Delle Attivita' di Segreteria

IL RUOLO DELL'ASSISTENTE DI DIREZIONE

La definizione del ruolo
· L'analisi del Profilo dell'Assistente di Direzione
· Quali gli obiettivi e le funzioni della Segretaria/Assistente in relazione al ruolo, alle responsabilità e agli obiettivi del proprio capo

Esercitazione Pratica: L'autovalutazione della Posizione
I partecipanti svolgeranno un test di autovalutazione del proprio modo di interpretare e svolgere il ruolo; i risultati di tale test determineranno il posizionamento sulla Griglia della Segretaria di Direzione, ponendo in risalto punti di forza ed eventuali punti deboli.

L'impatto del cambiamento in atto
· Il quadro del cambiamento in atto
· L'impatto del cambiamento continuo sul ruolo
· Nuovi contenuti e sviluppo del ruolo

Il miglioramento personale e professionale
· Quali capacità deve sviluppare una Segretaria/Assistente
· I presupposti del miglioramento: organizzazione personale e operativa, gestione del tempo, controllo dello stress, sviluppo della creatività e potenziamento mentale, sviluppo delle capacità relazionali

ASPETTI ORGANIZZATIVI DEL RUOLO DI SEGRETARIA

Come gestire più agende
· La calendarizzazione delle proprie incombenze: l'agenda, un prezioso alleato per la memoria
· Cosa e come annotare
· Come interagire col responsabile per la gestione della sua agenda

Gestire ed organizzare l'archivio
· L'archivio accessibile: come organizzarlo, in modo che tutti trovino subito tutto
· Le regole e le metodologie per classificare ed archiviare in modo efficiente
· Tempi e modalità di conservazione dei documenti (sulla base della normativa fiscale, civilistica e delle esigenze aziendali)
· Regole e prassi per il periodico sfoltimento della documentazione
· Individuare e razionalizzare gli spazi adibiti ad archivio
· Esempi di alcuni archivi aziendali

Come organizzare meeting e riunioni
· L'organizzazione a monte: quali sono i punti da chiarire col proprio responsabile
· Come stendere un piano e una check list per prevedere tutto: tempi; documenti; prenotazioni; preparazione della sala; catering; ecc.
· E quando l'ospite e' uno straniero?
· Il saluto: molto più di una formalità

Organizzare i viaggi di lavoro pensando a tutto e risparmiando tempo
· Presentare un piano con valide alternative per facilitare la scelta
· Quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per evitare problemi per chi viaggia: itinerari; mezzi di trasporto; valute; visti; alloggio

Internet, Intranet e posta elettronica per comunicare e raccogliere informazioni
· Come reperire informazioni senza perdere troppo tempo
· Quali informazioni sono reperibili sulla rete
· Consigli per facilitare la navigazione: i motori nazionali ed internazionali di ricerca
· Utilizzare la posta elettronica per comunicazioni interne ed esterne
· Siti utili e newsletter elettroniche a cui abbonarsi per essere sempre aggiornati

LA GESTIONE DEL TEMPO

- Test di autodiagnosi della Gestione del tempo

Definire gli obiettivi e le priorità
· Quali sono le principali cause di difficoltà nella gestione del tempo: eccesso di lavoro, dispersione propria e indotta, inadeguata ripartizione del tempo
· I metodi di miglioramento della gestione del tempo: delega, filtro, raggruppamento dei contatti, organizzazione della documentazione, planning settimanale, organizzazione delle riunioni, ripartizione dello sforzo

Esercitazione Pratica: Il controllo dell'utilizzo del tempo
I partecipanti dovranno identificare i principali compiti abitualmente svolti e il tempo dedicatovi. Tali compiti verranno poi classificati nelle quattro categorie fondamentali di attività, in modo tale da comprendere l'eventuale necessità di modificare la propria ripartizione temporale.

Pianificare la propria attività
· Come organizzare l'attività: conoscenza reale degli obiettivi, chiarezza dei compiti, gestione delle priorità, scelta dei tempi operativi
· Assistere il Capo nella programmazione del tempo
· Conciliare le varie priorità: proprie, del Capo, congiunte
· La gestione degli imprevisti

Come organizzare il proprio lavoro
· Strumenti e metodologie per organizzare meglio il proprio lavoro
· Identificare gli ostacoli personali ad una corretta organizzazione del lavoro

Esercitazione Pratica: La determinazione delle priorità
I partecipanti svolgeranno un lavoro a coppie che permetterà di capire come determinare correttamente le priorità. I risultati verranno poi commentati con tutto il resto dell'aula.

Far fronte alle situazioni di tensione e stress
· Comprendere le cause
· Trovare possibili soluzioni di uscita
· Come gestire richieste contrastanti
· Imparare a dire di "no" assertivamente
· Come gestire lo stress causato dalle scadenze rigide
· Stress positivo e negativo: qual è la differenza?
· Come trasformare lo stress negativo in energia positiva

Esercitazione Pratica: Comprendere il livello del nostro stress
I partecipanti svilupperanno, sotto la guida del docente, un test di autovalutazione per comprendere il proprio livello di stress, commentandone poi i risultati con il resto dell'aula.

LO SVILUPPO DELLE CAPACITÀ DI COMUNICAZIONE

Migliorare la comunicazione interpersonale
· L'importanza della comunicazione interpersonale
· I principî base della comunicazione
· Capire e farsi capire
· I diversi canali della comunicazione
· Le varie fasi del processo comunicativo
· Fattori di dispersione e tipi di interferenze
· Le condizioni di una comunicazione efficace
· Il diagramma della comunicazione

Case Study: La comunicazione interpersonale efficace
Il docente presenterà un caso emblematico di comunicazione interpersonale efficace. I partecipanti saranno chiamati a commentare tale esempio ed a trarne preziosi spunti per il proprio lavoro.

Il linguaggio e lo stile
· Significato e funzione del linguaggio
· Come sviluppare un vocabolario efficace
· Quali le espressioni da eliminare
· Come impostare lo stile
· Utilizzare efficacemente il linguaggio non verbale

La gestione delle relazioni interpersonali
· I nostri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali

Test di autovalutazione dei propri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali
- Le tecniche comportamentali più utili per il ruolo di segretaria/assistente
- La funzione di filtro della segretaria/assistente
- Le informazioni in uscita: quali far passare, quali no, e quali "informalmente sottintese"
- Le informazioni in entrata: come porre le domande e come stimolare/incoraggiare l'apertura degli interlocutori
- Il comportamento assertivo/autoritario e collaborativo/costruttivo nel colloquio

Gioco dei Ruoli: Come gestire una situazione molto delicata
Il docente illustrerà una tipica situazione conflittuale, in cui la Segretaria/Assistente è al corrente di notizie riservate che non può rivelare e che potrebbero invece "salvare" altre persone in azienda. I partecipanti simuleranno il proprio comportamento in tale situazione.

Gestione dei rapporti e dei conflitti
· Gestire le situazioni difficili per la Segretaria/Assistente e le situazioni difficili per gli interlocutori
· Come identificare le situazioni di conflitto e come agire di conseguenza in modo positivo

Come gestire il rapporto tra segretaria/assistente e capo
· Le caratteristiche fondamentali del rapporto: rispetto, stima, collaborazione, fiducia
· Sviluppare le capacità di ascolto attivo
· Gestire i punti forti e i punti deboli del rapporto
· Come superare le difficoltà di rapporto con il Capo

Esercitazione Pratica. Comunicare efficacemente ( 1° parte)
Il docente proporrà una serie di esercizi e giochi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla negoziazione. Tali esercizi mirano a far comprendere alcuni errori da evitare nella comunicazione e nell'ascolto degli altri.

Utilizzare efficacemente il telefono
· Prendere un messaggio telefonico: gli elementi chiave da annotare
· Saper filtrare le telefonate
· La gestione di situazioni delicate
· Capire quali informazioni far passare e come
· Tecniche per comunicare efficacemente: imparare a conoscere i propri interlocutori

Esercitazione Pratica: Comunicare efficacemente (2° parte)
Gioco di ruolo: "Pronto chi parla?" e successiva discussione in plenaria.
Esercizi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla negoziazione

Metodologia Didattica

I docenti proporranno, in alternanza ai momenti di lezione interattiva, esercitazioni, questionari di autovalutazione, l’analisi di casi pratici e l’utilizzo di strumenti e metodologie specifiche.