Come preparare correttamente i documenti di trasporto?

I documenti che accompagnano la merce sono una parte fondamentale del trasporto ed è necessario che vengano preparati nel modo corretto affinché tutto vada a buon fine. Variano a seconda della modalità scelta e anche in base al tipo di operazione (nazionale o internazionale).

Non vanno compilati solo nel rispetto delle normative in vigore. Rappresentano, infatti, anche una forma di tutela per l’azienda nei confronti di altri soggetti, oltre che un modo per confermare la corretta gestione amministrativa.

Uno dei più importanti è il Documento di trasporto (DDT), che ha preso il posto della Bolla di accompagnamento utilizzata in passato. Il DDT sancisce il passaggio della merce dal venditore all’acquirente: i due soggetti coinvolti stabiliscono il luogo di consegna e chi si occupa del trasporto, che può essere affidato anche a un terzo operatore.

Tale documento va emesso prima dell’inizio del traporto e deve contenere alcune informazioni necessarie:

• data e numero di emissione;
• generalità dei soggetti coinvolti nell’operazione (cedente, cessionario, trasportatore);
• natura, qualità e quantità dei prodotti ceduti;
• se l’incarico di traportare le merci viene affidato a un terzo soggetto, il cosiddetto vettore, bisogna indicarne le generalità.

Se l’operazione commerciale coinvolge aziende che si trovano in Stati diversi, ha luogo un’operazione internazionale. In questo caso, oltre al DDT viene predisposto il CMR (Convention des Marchandises par Route), conosciuta anche come “lettera di vettura internazionale”.

Sono tre le sezioni che compongono tale documento:

• la prima parte è compilata dal mittente, riporta i dettagli fondamentali sui prodotti trasportati e altre informazioni importanti, come i dati del destinatario, il luogo di consegna e la tipologia di merce;
• la seconda parte è preparata dal vettore e viaggia insieme ai beni trasportati, per essere poi consegnata al destinatario finale;
• la terza parte è una ricevuta di avvenuta consegna: viene firmata dall’acquirente e consegnata al vettore come prova.

A seconda della tipologia di merce possono essere richiesti anche:

• documenti amministrativi riguardanti rifiuti;
• autorizzazioni specifiche per il trasporto di prodotti pericolosi;
• certificati sanitari;
• certificati veterinari.

Conoscere tutti i documenti previsti dalle normative a seconda delle operazioni è fondamentale per il buon esito del trasporto. Eventuali errori o lacune possono infatti causare sanzioni amministrative e pecuniarie. Per queste ragioni bisogna rimanere aggiornati sulla materia e seguire periodicamente dei corsi, per essere al corrente riguardo eventuali novità.

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