Segretaria studio medico: 5 consigli per garantire organizzazione e professionalità

Oggi  svolgere la professione medica non vuol dire solo prendersi cura dei propri pazienti, ma vuol dire anche destreggiarsi in una serie di doveri burocratici. Per questo motivo, il ruolo della segreteria medica rappresenta sempre di più una figura chiave per  gestire al meglio i servizi rivolti ai cliente, diventando indispensabile anche per adempiere a tutti i doveri imposti dalla legge.

Innanzitutto, con l’entrata in vigore della GDPR, la normativa europea dedicata al trattamento dei dati sensibili, anche i centri medici hanno dovuto adeguare le proprie procedure, occorre infatti pensare che i dati sanitari sono da considerarsi dati particolari da trattare con estrema cura.

Un secondo fattore che incide nella routine burocratica di un centro medico sono le certificazioni mediche che sono inserite in iter documentali, come quelli per le richieste di indennità di malattia, da rivolgere agli istituti previdenziali preposti o come quelli attraverso cui richiedere servizi di cura speciali.

Per questo motivo, la segretaria di studio medico deve essere adeguatamente preparata per comprendere la delicatezza del ruolo che svolge e deve saper agire in maniera conforme alle norme. Deve infine possedere quelle soft skill adatte a trattare con una serie di persone alle prese con problemi sanitari. 

Ecco allora 5 consigli per garantire organizzazione e professionalità nella segreteria di uno studio medico.

La riservatezza prima di tutto

Non solo un obbligo legale, ma anche un atteggiamento di rispetto nei confronti del paziente, la tutela della privacy nell’ambito di uno studio medico rappresenta una priorità assoluta. Per questo motivo è necessario rimanere sempre aggiornati sulle normative attualmente in vigore. Occorre quindi conoscere il regolamento generale sulla protezione dei dati (conosciuto anche come GDPR) ed è necessaria un’adeguata formazione informatica per trattare i dati personali con il giusto livello di cautela in termini di sicurezza. Vanno assolutamente prevenute possibili intrusioni nel data base dello studio medico per evitare furti di informazioni sensibili.

Nell’ambito di uno studio la privacy va garantita anche negli spazi comuni. Un’efficace gestione degli appuntamenti consente di ridurre al minimo la presenza di più pazienti presso lo studio, ma, qualora dovessero esserci più persone, sarà importante comunicare con ciascuna di loro evitando di pronunciare in maniera udibile a tutti parole e frasi che rivelino informazioni sullo stato di salute.

Organizzare gli appuntamenti in maniera efficace

Uno dei  compiti principali di una segretaria di studio medico è senz’altro la gestione dell’agenda degli appuntamenti. Un’organizzazione efficiente richiede innanzitutto la gestione ottimale dei tempi, grazie a delle stime accurate dei tempi previsti per ogni visita e calibrare gli orari di conseguenza. Si tenga presente che se si sottostima il tempo di un appuntamento si avrà un sovraffollamento dello studio, d’altra parte una sovrastima porterà il medico ad avere tempi morti. Le tempistiche necessarie per ogni tipo di visita possono essere valutate e concordate con il medico, d’altra parte l’esperienza e l’osservazione dell’andamento quotidiano permetteranno di apportare le correzioni del caso.

Fare da filtro verso l’ambulatorio medico 

Spesso le segretarie con più esperienza sono considerate un primo filtro di smistamento per le varie casistiche dei pazienti,  il medico indicherà quali sono gli aspetti che meritano la sua attenzione e quali sono invece quelle pratiche che possono essere gestite direttamente in segreteria. Un esempio possono essere le prescrizioni periodiche che possono essere gestite in segreteria ed eventualmente vagliate dal dottore solo per la firma, così come la prescrizione di un accertamento in presenza della richiesta di uno specialista può essere gestita senza un appuntamento del paziente con il medico. D’altra parte, per accettare una richiesta di visita, nell’ambito della segreteria possono essere rivolte alcune domande al paziente per valutare se possa essere soddisfatto delle competenze del personale in ambulatorio o se debba rivolgersi altrove.

Supervisionare tutto ciò che avviene in sala d’aspetto

Il medico è l’ultima interfaccia del paziente e per questo non ha la possibilità di cogliere una serie di dettagli che invece sono visibili al personale di segreteria. Una segretaria spesso ascolta i discorsi dei pazienti e ne raccoglie i feedback sia in senso positivo che negativo. Saper osservare e ascoltare i pazienti rappresenta un’abilità che si rivela preziosa nella gestione dell’ambulatorio.

Dai discorsi si può comprendere se i pazienti sono realmente soddisfatti della gestione generale dello studio. Cogliere questi segnali offre la possibilità di individuare i punti di forza, ma anche i margini di miglioramento.

Aggiornarsi costantemente

Anche nel lavoro di segreteria l’aggiornamento è ormai un bisogno costante. Sarà necessario conoscere le nuove funzionalità software per la gestione ottimale dello studio e il collegamento dello stesso ai portali con cui è tenuto a comunicare, ma sarà anche importante essere a conoscenza delle evoluzioni normative per gestire gli adempimenti burocratici del caso. 

Per formarsi e aggiornarsi può essere opportuno seguire appositi corsi di formazione il cui vantaggio è quello di aumentare le competenze soprattutto sugli aggiornamenti. Il corso CEF per Segretaria di studio medico e odontoiatrico 4.0, ad esempio, prepara una nuova figura professionale di segretaria, nata dall’unione dei ruoli di segretaria di studio medico e segretaria di studio dentistico con l’acquisizione di nuove skills, non solo organizzative ma anche social e digital, di cui uno studio medico privato ha sempre più bisogno.

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