Come è possibile ottimizzare le risorse aziendali a disposizione? Come si può mantenere alta la competitività senza investire grossi capitali? Di seguito ti spiegheremo come tutto questo può avvenire a costo zero. Lean Six Sigma Company Italia, SRL ha la soluzione giusta per te. Iscriviti al suo Corso Introduttivo!
Nella quotidianità le aziende si trovano a competere nel proprio mercato e in alcuni casi questa concorrenza può essere incessante, ostinata, può creare insomma delle difficoltà. In particolar modo per le aziende che non si innovano.
Salvaguardare la competitività e abbassare gli sprechi deve essere un obiettivo del management aziendale per creare valore per i clienti. Sarebbe importantissimo per le aziende avere a disposizione risorse da investire nella ricerca, nel potenziare prodotti e servizi o nella formazione dei propri dipendenti per tenerli sempre aggiornati o per aumentare le loro competenze. Con alcuni piccoli accorgimenti le aziende potrebbero avere tutto questo a costo zero.
Categorie di spreco
Continuamente il management è sollecitato a portare risultati, anche quando le risorse a disposizione non sono ampie e la pressione per conseguire il target di redditività è sempre molto elevata. Analizzando i vari file Excel il management cerca, spesso invano , di scovare qualche costo superfluo da tagliare. Però in questi file si trovano solo elementi di spesa noti e il più dello volte si è obbligati a ridurre sempre le stesse voci, ossia formazione, benefit, blocco dei salari e riduzione del personale. Ma tutto questo non fa altro che portare efficienza a breve termine.
Già l’industria giapponese, nel secolo scorso, avevo fatto emergere il concetto che le risorse dovevano essere dosate con accuratezza e che con il termine spreco si descriveva tutto quello che non produce valore per il cliente. Gli sprechi sono stati raggruppati in 7 macro categorie:
Sovrapproduzione
Fabbricare più del necessario, in termini di prodotti ma anche in termini di dati e informazioni.
In un settore produttivo è semplice verificare sprechi perché spesso basta andare in magazzino e controllare quanti prodotti finiti o semilavorati sono presenti. In ufficio invece è più difficile perchè si dovrebbero controllare quando report innecessari si elaborano o quante informazioni si potrebbe risparmiare di conseguire.
Tempi di attesa
Si intende il tempo perso invano ad aspettare informazioni mai arrivate o arrivate incomplete, oppure l’attesa che un collega finisca il suo turno di lavoro.
Questo spreco si può facilmente rilevare: basta domandare in ufficio ai colleghi se dispongono sempre tutto quello che gli serve oppure se devono sempre attendere o sollecitare altre figure per poter compiere il proprio lavoro.
Trasporto
Spostamento di materiali ma anche problemi informatici, sbagli di comunicazione.
Bisogna sempre monitorare i componenti o i materiali che vengono spostati tra i magazzini e tra le diverse sedi dell’azienda. Bisogna segnarsi tutti gli spostamenti e cercare semplici cambiamenti che possano far migliorare l’efficienza. Per quanto riguarda l’ufficio invece si devono tenere sotto controllo i passaggi di informazione tra colleghi o anche le mail.
Processi troppo difficili o innecessari
Compiere gesti inutili, usare strumenti sbagliati che obbligano a lavorazione più lunghe, riformattazioni, immettere degli stessi dati in sistemi differenti. Dentro questa categoria si devono pure includere tutte le riunioni troppo lunghe oppure le pianificazioni del budget che non apportano un valore per il cliente.
Magazzini e rimanenze
Troppi prodotti finiti o semilavorati e anche eccessive informazioni.
Anche in questo caso è molto facile identificare le rimanenze in un processo produttivo. Molto meno in ufficio, dove sarebbe interessante controllare se la fatturazione viene fatta tutti i giorni o una volta al mese, oppure altre problematiche del genere.
Irregolarità
Quello che deve essere fatto di nuovo o abbandonato.
Questo spreco è molto comune; basta identificare quello che deve essere rilavorato o perfezionato, e raccogliere informazioni dal customer service circa le lamentele dei clienti. Anche i colleghi possono dare opinioni utili per identificare le maggiori irregolarità.
È fondamentale aprire gli occhi per identificare gli sprechi.
Solo andando direttamente sul posto uno si può fare realmente l’idea di quanti sprechi ci siano. L’ideale per cominciare è farsi una lista. Ma non basta.
Bisogna cancellarli o almeno ridurli e per fare ciò bisogna capire il perchè si agisce in un certo modo; a volte ci può essere un motivo molto valido.
Identificato lo spreco si deve domandare alla persona che lo commette se quello che fa è veramente necessario. Il più delle volte dirà che ha sempre agito così e che nessuno si era mai lamentato. Quindi la cosa migliore da fare è sempre cercare l’origine dello spreco, chiedere spiegazioni e agire di conseguenza. La proattività è molto importante, bisogna combattere le abitudini.
Ma quanto costa veramente?
È ovvio, lo dice la definizione, tutto quello che è spreco può essere rimosso. Eliminando uno spreco ci possono essere dei vantaggi diretti e altri indiretti. Nel caso per esempio dell’eliminazione di un magazzino, il vantaggio diretto può essere il risparmio dei costi di affitto, quello indiretto può essere collegato ai costi futuri di manutenzione e gestione che l’impresa si dovrà trovare ad affrontare.
Questa metodologia ovviamente si può applicare anche all’ufficio, anche se in questo caso non sempre i costi sono quantificabili. Un esempio può essere il costo delle sale riunioni, sempre molto ingente.
L’ideale sarebbe creare un file Excel dove verranno inseriti tutti gli sprechi e il loro potenziale risparmio.
L’ottavo spreco
Si accennava al fatto che per conservare la competitività un’azienda abbia il bisogno di abbassare i costi di gestione e di trasformare i processi in modo più efficiente. Ha anche però il bisogno di di innovarsi costantemente. Ed è proprio eliminando gli sprechi che si possono liberare risorse che saranno utilissime per sviluppare processi innovativi. Non è necessario trovare e assumere il nuovo Steve Jobs!
Si possono identificare 10 tipi diversi di innovazione e le aziende hanno bisogno di persone motivate, capaci di esprimere al meglio tutto il loro potenziale. Le aziende che hanno all’interno persone motivate, hanno anche più facilità di individuare le problematiche che possono sorgere. Se lavorano in un giusto ambiente, le persone si sentono anche libere di esprimere le loro idee, modificando magari atteggiamenti o consuetudini che possono portare a sprechi.
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