Tutti i vantaggi della fatturazione elettronica

L’introduzione della fatturazione elettronica ha rappresentato una vera e propria rivoluzione all’interno del settore contabile, oltre ad essere una grande novità per lavoratori autonomi e commercianti che hanno dovuto modificare il loro modus operandi. Oggi analizzeremo insieme le principali differenze tra la fatturazione tradizionale e la fatturazione elettronica, nonché i vantaggi dell’utilizzo di quest’ultima in azienda.

Il 1° gennaio 2019 è entrata in vigore una nuova normativa che obbliga tutti i lavoratori autonomi e le aziende ad utilizzare la fattura elettronica o fattura digitale. Si stima che grazie a questo importante cambio un’azienda può risparmiare più di 250.000 ore di lavoro ogni anno, ottimizzando così le proprie risorse in termini di tempo e costi.

In passato la fatturazione veniva effettuata esclusivamente in formato cartaceo, con un meccanismo lento e macchinoso che prevedeva numerosi passaggi, la fattura veniva consegnata al destinatario, in aggiunta alla copia che sarebbe rimasta tra le mani dell’emittente. Con l’aumentare del numero di fatture emesse, anche il processo di emissione delle stesse è diventato sempre più lungo e macchinoso con un notevole dispendio di tempo. L’introduzione della fatturazione elettronica permette di migliorare l’efficienza dell’intero processo, offrendo molti vantaggi rispetto al modello precedente. 

La parola chiave in questo caso, come in molte altre rivoluzioni digitale è: condividere! Niente più necessità di vecchi faldoni pieni di fogli polverosi, la condivisione online permette di inviare una fattura in tempo reale senza necessità di consumare carta, un vero toccasana per l’ambiente.

L’adozione della nuova fattura elettronica rientra a pieno titolo tra le azioni messe a punto per accelerare il processo di digitalizzazione delle aziende. Processo che appare ancor più fondamentale dopo le esigenze nate con la pandemia di COVID-19, durante la domanda di servizi di fatturazione elettronica che è aumentata del 50%. Secondo i dati forniti da SERES, l’uso della fatturazione elettronica ha consentito ad aziende come Iberdrola e Siemens di mantenere il 100% della propria attività commerciale durante il lockdown.

Un altro report SERES sulla “Situazione della fatturazione elettronica nel mondo” mostra come oltre il 60% dei paesi del mondo utilizza con successo la fatturazione elettronica. Un dato che parrebbe confermare i numerosi vantaggi offerti da questo supporto digitale.

Vantaggi della fatturazione elettronica vs. fatturazione tradizionale

Il vantaggio principale che possiamo riscontrare risiede proprio nel costo di ogni fattura generata. Basandoci su alcune stime, il costo per fattura cartacea è di circa 3,53€ per fattura inviata, tenendo conto dei costi di stampa, carta e spedizione al destinatario. Al contrario nella fatturazione elettronica il costo totale è notevolmente ridotto ed è stimato a circa 0,12€.

Se moltiplichiamo questi costi per il numero totale di fatture emesse, possiamo avere un’idea del risparmio che rappresenta per le aziende. Anche dal punto di vista ambientale il risparmio è significativo, non dovendo più stampare su carta, sono stati abbattuti 3.300 pini in meno rispetto agli anni precedenti.

L’ABC della fatturazione elettronica

Ma cerchiamo di capire come è fatta una fattura elettronica e quali sono le sue caratteristiche principali:

• È un documento fiscale che contiene i dati del fornitore ed è generato mediante un software in formato elettronico che sostituisce il documento in versione cartacea.
• Il formato elettronico fornisce tutti i dati necessari che possono essere integrati nel sistema di fatturazione senza la necessità di inserimento manuale, aumentando inoltre le condizioni di sicurezza degli stessi.
• Tutte le fatture elettroniche devono essere corredate di firma digitale con certificato di qualità che ne indica la validità legale, alla pari di una firma cartacea.

Perchè è importante il passaggio alla fattura elettronica?

La fattura digitale non rappresenta solo un vantaggio a livello di costo, tra gli altri benefici si possono citare la riduzione dei tempi di esecuzione e la velocizzazione dei processi di gestione delle fatture (emissione, ricezione, gestione dei rigetti, ecc.), una maggiore integrazione delle informazioni o un minor numero di errori causati dal “fattore umano”. Vediamoli nel dettaglio.

1.Riduzione dei costi

Una fattura cartacea ha un costo totale di oltre 3 euro per fattura, mentre la fattura digitale  raggiunge a malapena 1 euro per fattura. Un notevole risparmio per le aziende, maggiore è il volume delle fatture emesse, maggiore sarà il risparmio.

2.Maggiore sicurezza

Dobbiamo aggiungere a questa lista anche una maggiore sicurezza nel trattamento delle fatture, il rischio di perdere la fattura è minimo, così come quello di eventuali modifiche effettuate senza avvisare l’emittente. Nel caso della fattura elettronica, una modifica successiva alla sua creazione ne implica l’annullamento.

3.Ottimizzazione dei processi

Secondo alcuni studi, ogni anno vengono risparmiate grazie all’utilizzo della fatturazione elettronica più di 250.000 ore di lavoro. Questo risparmio è dato soprattutto da un miglioramento nella gestione delle fatture e da un controllo del loro stato da parte del software di gestione.

La differenza tra fatturazione tradizionale ed elettronica è evidente e sono proprio questi i motivi che hanno portato numerosi paesi in tutto il mondo a rendere obbligatoria questa nuova forma di fatturazione.

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