Tutto quello che bisogna sapere sulla Comunicazione Aziendale

Non è semplice creare il giusto mix di fattori che portino un’azienda verso in successo, ma è facile individuare quelli che potranno avere un impatto incisivo sul loro percorso. Una delle componenti aziendali più rilevanti, ampiamenti rivalutata negli ultimi anni è la comunicazione aziendale. Se per lungo tempo il potenziale della comunicazione aziendale è stato limitato esclusivamente al ruolo della pubblicità, oggi viene a buon ragione considerata una delle principali leve di marketing per far crescere l’identità di brand.

Consente la creazione di una community fidelizzata di consumatori, rafforza la fiducia che viene ad instaurarsi tra le aziende e gli stakeholders. In generale, la comunicazione aziendale ambisce a proteggere e a valorizzare l’immagine ma soprattutto la reputazione dell’azienda nel corso del tempo.

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Cos’è la Comunicazione Aziendale?

Cerchiamo di chiarire cosa sia la comunicazione aziendale e in che modo si differenzi dall’advertising. Si tratta di un’insieme di azioni volte gestire tutti gli atti informativi dell’azienda, siano esse interne o esterne. Queste comunicazioni devono essere volte a creare un punto di vista favorevole tra le parti interessate da cui l’azienda dipende. Grossomodo, possiamo dividere i destinatari in quattro aree diverse.

Dipendenti: comunicazione interna

A volte si tende ad identificare la comunicazione aziendale con le azioni rivolte all’esterni della compagnia, sottovalutando le informazioni interne tra dipendenti, come ad esempio le e-mail, le circolari, i moduli, i report o le newsletter. Questi sistemi possono servire per la comunicazione tra direzione e dipendenti o tra i dipendenti stessi.

La chiarezza comunicativa in questi casi è molto importante e consente di migliorare i flussi di informazioni tra vari diartimenti, oltre a poter fidelizzare i stessi dipendenti al brand dell’azienda e allo stesso tempo comunicare i valori e la filosofia della stessa. In ultima analisi possiamo affermare che la comunicazione aziendale interna mira al miglioramento dell’ambiente di lavoro e permette una maggior soddisfazione dei lavoratori, migliorando la produttività.

Giornalisti: comunicazione esterna

Quando parliamo di comunicazione esterna ci rivolgiamo alle strategie messe in atto dall’azienda per comunicare con i potenziali clienti, i partner e tutte le figure che ruotano attorno al settore di riferimento. Spesso le aziende si rivolgono ad uffici stampa esterni, o prevedono l’inserimento di una figura in organico che possa occuparsi dei rapporti con i media e con la stampa. Questo tipo di comunicazione è finalizzata alla creazione di un’ immagine di brand coerente con i valori aziendali. Le principali domande a cui risponde la comunicazione esterna sono: cosa si vuole comunicare e in che modo.

Cliente: comunicazione esterna

Possiamo affermare senza dubbio che si tratta delle persone più importanti che assicurano il benessere di un’azienda. Per questo motivo la strategia di comunicazione deve partire proprio da un’analisi del proprio target,in modo che il design dei cataloghi, delle brochure, di newsletter, ecc rispecchi perfettamente i gusti e le preferenze Ma la comunicazione con i clienti non finisce qui. Dentro della comunicazione aziendale indirizzata ad essi, bisogna inglobare anche i centri di fatturazione o di assistenza, e allineare la comunicazione di tutti nella stessa direzione

Partner commerciali: comunicazione esterna.

I partner aziendali sono uno degli aspetti principali da tenere in considerazione per creare un buon piano di comunicazione aziendale. Parliamo infatti di tutte quelle azioni informative rivolte ad  stakeholders, azionisti e altri partner commerciali, rapporti delicati da gestire con cura per evitare fraintendimenti e nuocere al benessere della compagnia. La professionalità e, a volte, il futuro di un’azienda, può dipendere da questo tipo di comunicazione.  

Cos’è il piano di comunicazione aziendale?

Il piano di comunicazione aziendale è un documento che riassume la strategia che adotterà la compagnia per comunicare con il proprio personale e con i fattori esterni, clienti, organizzazioni e istituzioni. Inoltre, il piano contiene una roadmap con la vera e propria programmazione delle proprie attività di comunicazione e relazioni pubbliche. È la metodologia di lavoro che consente alle aziende di studiare, definire e pianificare quel calibrato mix di attività necessarie a perseguire gli obiettivi d’impresa dal breve al lungo periodo.

Un buon piano di comunicazione deve sempre partire dall’analisi di questi quattro diversi elementi, che vengono forniti nel brief iniziale:

• gli obiettivi che si vogliono raggiungere;
• i tempi entro cui vanno conseguiti;
• i destinatari (target);
• il totale di risorse disponibili (budget).

Come si costruisce un piano di comunicazione aziendale?

Il piano di comunicazione è una mappa della strategia aziendale, un documento fondamentale che racchiude le azioni che verranno messe a punto durante l’anno dai dipartimenti coinvolti in questo tipo di attività. Per creare un buon piano di comunicazione è necessario seguire 9 step:

• Analisi del macroambiente o scenario Si tratta dello studio del mercato di riferimento nel quali l’azienda si inserisce e dei potenziali mercati a cui potrebbe aspirare.
• Definire gli obiettivi. Gli obiettivi di un piano editoriale devono essere SMART, ossia Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici e Temporizzabili. Ogni azienda deciderà i propri obiettivi in base alle analisi di scenario svolte previamente.
• Individuare il pubblico obiettivo. Si tratta di andare oltre la targetizzazione del marketing, per identificare il buyer persona, ossia il destinatario giusto al momento corretto. Per ottenere questo tipo di risultato, è necessario conoscere bene che tipologie di pubblico si possono raggiungere
• Vantaggi. A questo punto si devono definire e risaltare i vantaggi o fattori plus che distinguono un’azienda o un prodotto da un altro.
• Definire una strategia. Siamo giunti alla parte meno analitica del piano di comunicazione per passare alla fase strategica: definiamo i contenuti. Cosa dire? Come dirlo? Con che frequenza? Su quali canali?
•  Formulare un piano operativo. Dopo la necessaria approvazione dell’azienda, il communication manager deve stendere un piano operativo che comprenda le tattiche e azioni da attivare.
• Suddividere il budget. Il budget viene assegnato dall’azienda, il compito del communication manager sarà quello di suddividerlo in base alle azioni previste dal piano.
• Tempistica. In questo passo si devono definire i tempi previsti in un calendario, per poter comprovarne la realizzazione. È molto utile la visualizzazione grafica del calendario e, solitamente, si una il diagramma di Gantt.
• Monitorare i risultati. Se non si realizza correttamente questo passo, gli altri otto risultano inutili. è importante seguire il progresso di un piano operativo, non solo alla fine, ma anche durante il percorso. Questo perché si può intervenire e correggere eventuali errori se si identifica un mal funzionamento.

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